مؤثرتر ارتباط برقرار کنید

ترجمه ناهید مهریزی:
با بهبود مهارت‌های ارتباط جمعی و ارتباط میان فردی بهره‌وری و کارایی خود را افزایش دهید.


کلید موفقیت در هر حرفه‌ای بالا نگه داشتن بهره‌وری است. آیا شما می‌خواهید کارتان را به یک منبع سودآور بزرگ تبدیل کنید یا به یک شرکت کوچک قانعید؟ موفقیت شما بستگی به توانایی در ایجاد کاری با کیفیت بالا دارد و بهره‌وری شما تا حدود زیادی وابسته به نحوه تعاملتان با دیگران است. برای داشتن تأثیر قابل توجه نه تنها باید یک کار کیفی انجام دهید، بلکه باید حین کار در افکار و احساسات دیگران نفوذ کنید. اغلب فعالیت‌ها به‌صورت گروهی انجام می‌شود، بنابراین بهره‌وری بالا نیاز به رهبری گروه دارد.

تمرکز بر دیگران

باید پیوسته تلاش کنیم تا بفهمیم فرد دیگر به چه چیزی فکر می‌کند، چه احساسی دارد و چرا؟ همچنین باید اجازه دهیم که آگاهی و دانش، هدایتگر افکار و اعمال ما باشد. این رویه ضمن کمک به دیگران، به‌خودمان نیز برای رسیدن به خواسته‌هایمان سود می‌رساند.

یک گروه جوان، که با آنها کار می‌کردم، انتخاباتی برای تعیین مدیرارشد داشتند. به 6نامزد فرصتی داده شده بود تا چند کلمه‌ای درباره خودشان بگویند. 5 نفر آنها درباره ویژگی‌هایشان گفتند اما نفر ششم گفت که چگونه سازمان با انجام اقدامات او - درصورت انتخاب شدن ـ بهتر خواهد شد. او روی مستمعین و آنچه به‌دست خواهند آورد تأکید کرد تا خودش.
همه ما می‌دانیم که روابط میان فردی مهم هستند. بنابر‌این فقط نیاز داریم که اهمیت تمرکز بر دیگران را به‌خودمان یادآوری کنیم و از کارهایی که می‌توانیم هر روز براساس آن انجام دهیم، آگاه باشیم.

تشخیص اهمیت خودباوری

در تمرکز بر دیگران به‌خاطر داشته باشید که خودباوری فرد دیگر در آنچه انجام می‌دهد، بی‌نهایت مهم است. خودباوری کلید موفقیت‌ها و شادی‌های فردی است. برای هر کدام از ما ضروری است که راهی برای رسیدن به احساس خوب در‌باره خودمان و کمک به دیگران در این خصوص، پیدا کنیم.

به‌عنوان بچه دوم خانواده که همیشه تحت فشار است تا به توقعات اعضای خانواده جامه عمل بپوشاند، من این گفته را دوست دارم که بچه دوم یا رئیس بانک می‌شود یا به یک بانک دستبرد می‌زند. بنابر این همه ما به طریقی احساس خود ارزشی و اهمیت را به‌دست می‌آوریم. اما خوب است که به یکدیگر هم برای رسیدن به این حس کمک کنیم.

یک فرد می‌تواند شکست را تا حدی تحمل کند که بتواند با آن روبه‌رو شود و چند دلیل منطقی برای ادامه دادن به این احساس که او یک موجود ارزشمند است، پیدا کند. پیشاپیش در ذهنتان نگه دارید و به‌طور مستمر راه‌هایی را جست‌وجو کنید که افراد دیگر هم درباره خودشان احساس خوبی داشته باشند. باید برنامه‌ای داشته باشیم که ما را با پیام‌های مثبت درباره اینکه چه چیزی در مورد ما خوب است و چه می‌توانیم انجام دهیم، احاطه کند.

تمرکز بر نگرش‌ها

عملکرد کارکنان بیشتر براساس نگرش‌ها محدود می‌شود تا توانایی‌های آنان. یک فرد با نگرش مثبت مطمئنا بهره‌وری بیشتری از فردی با نگرش منفی دارد. هر کدام از ما می‌توانیم کنترل کاملی روی نگرش‌هایمان داشته باشیم.

نگرش‌ها بی‌نهایت مسری هستند. اجازه دهید یک اپیدمی را آغاز کنیم: ما می‌گوییم شخص اشتیاق مسری دارد. اشتیاق یک نگرش است و امرسون می‌گوید هیچ عظمتی بدون وجود شور و اشتیاق حاصل نشده است. نگرش‌ها از یک فرد به افراد دور و بر منتقل می‌شود. هر شخصی می‌تواند با نگرشش در ارتقای یک گروه یا سقوط آن نقش داشته باشد. مراقب آنچه شما و دیگران به اطراف منتقل می‌کنید، باشید. با نگرش مثبت و مشتاقانه، دست به کار فعالیت‌های قابل کنترل شوید و این برخورد را به هر فردی که می‌توانید، منتقل کنید. تلاش کنید تا نگرش‌های مثبتی را که بر سازمانتان اثر می‌گذارد، گسترش دهید.

درباره اینکه شما چه احساسی را در دیگران بر می‌انگیزید، فکر کنید

در تعاملاتمان با دیگران باید نسبت به اینکه چه احساسی را در دیگران برمی‌انگیزیم، آگاه و حساس باشیم. بازخوردهایمان چگونه است؟ زمان انتقال پیام چطور عمل می‌کنیم؟ انتقاد چطور؟ دیل کارنگی می‌گوید انتقاد فرد را در موضع دفاعی قرار می‌دهد و معمولا او را در تأیید خودش حریص می‌کند. از طرفی انتقاد، غرور و احساس فرد را جریحه دار کرده و باعث رنجش شخص می‌شود. بنجامین فرانکلین می‌گوید من با کسی درباره نقاط ضعفش صحبت نمی‌کنم و تنها از نکات مثبت وی می‌گویم. ما با آنچه مهربانی یا نامهربانی است سرو کار نداریم.

این متخصصان براساس تجربیات گسترده‌شان به ما می‌گویند انتقاد صرف، در نحوه انجام کارها توسط دیگران مؤثر نیست. بیشتر سعی کنید بفهمید چرا افراد به این شیوه رفتار می‌کنند. اگر با همکاران به‌طور مرتب صحبت کنیم و از کارشان، وقتی آن را درست انجام داده‌اند، قدردانی کنیم، مسئولیت‌های جدید را آسان‌تر می‌پذیرند. اگر تعاملات ما با دیگران منفی باشد، آنها کارایی نخواهند داشت. بنابراین قبل از اینکه بتوانیم لغزش‌یابی کنیم، نیاز به برقراری رابطه دوستانه داریم. در مقابل، تشویق و قدردانی به افراد کمک می‌کند و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. به افراد نشان دهید که ارزش آنها را تشخیص می‌دهید.

یک راه ساده برای تشویق دیگران و داشتن تأثیر مثبت بر آنها، قدردانی از کارهای خوبی است که انجام می‌دهند. وقتی فردی کاری را برایتان انجام می‌دهد، به‌خاطر داشته باشید که قبل از خاطرنشان کردن مسائل معوقه یا درخواست انجام یک کار دیگر، از او تشکر کنید.

راه دیگر برای نشان دادن قدردانی آگاه کردن فرد از نتایج پایانی همکاری او است؛ اگر در آماده کردن یک سخنرانی کمک می‌کند، به او بگویید سخنرانی چگونه انجام شد. اگر همکار یک پروژه است نتیجه نهایی را برایش تشریح کنید. طبیعتا تصور اینکه کارهای صورت گرفته در یک حفره سیاه ناپدید شده، خوشایند نیست. افراد بازخورد می‌خواهند و اگر ببینند که مشارکتشان واقعا اهمیت داشته، می‌پذیرند که در آینده نیز همکاری کنند.

وقتی از کسی می‌خواهیم کاری را برای ما انجام دهد، می‌توانیم آن را به طریقی مطرح کنیم که تشویق کوچکی درباره سوابق فرد به او بدهد. به‌عنوان مثال با گفتن این عبارات: شما واقعا در این نوع فعالیت‌ها خوب هستید یا، من می‌دانم شما با تمام ارتباطات و آشنایی‌هایتان می‌توانید آنچه را ما نیاز داریم انجام دهید. این نشان می‌دهد که ما قدردان توانایی‌ها و کمک‌های آن فرد هستیم.

ایجاد و نگهداری انگیزه درونی

انگیزه مربوط به نگرش است. به خاطر داشته باشید که فقط انگیزه درونی اثر دارد و فعالیتی را به سرانجام می‌رساند. اساس آن هم ارزش‌های درونی است که به‌خودباوری، لذت و غروری که از انجام کارها احساس می‌کنیم، مربوط می‌شود. ما می‌توانیم چند راهنمایی مفید از یک سخنران با انگیزه یا یک کتاب به‌دست آوریم و ممکن است چنین نکاتی ناگهان ذهنمان را روشن کند و برای مدتی فعالیت کنیم اما انگیزه بیرونی تأثیر محدودی دارد و بسیار مهم‌تر اینکه، موقتی است. انگیزه پاینده باید از درون خود فرد پدیدار شود.

اگر به واسطه مواردی که مدیرتان پیشنهاد و ارائه می‌دهد، مانند حقوق، پست‌های رده بالا، دفتر بزرگ و... دارای انگیزه می‌شوید، در یک مقطع زمانی به انفعال می‌رسید. این امر اتفاق می‌افتد، چون در انگیزه‌های بیرونی سرخوردگی گریزناپذیر وجود دارد. در آن مرحله احساس می‌کنید آنچه را سزاوارش بودید، به دست نیاورده‌اید. این مسئله ممکن است مدتی زمان ببرد اما نهایتا اتفاق می‌افتد. بنابر این اگر آنها تنها عواملی هستند که شما را به حرکت وا می‌دارند، در درازمدت با مشکل مواجه خواهید شد. برای داشتن یک موقعیت حقیقتا پر ارزش در تمام دوران شغلی باید خودانگیزشی داشته باشید.

می‌بایست برای عالی بودن در کارتان تلاش کنید زیرا این قضیه تمام آن چیزی است که می‌خواهید انجام دهید. ارزش خود و آنچه را که سزاوارش هستید، پیدا کنید. در این حالت شما رئیس خودتان هستید و مهم نیست که برای چه کسی کار می‌کنید. این کاری است که یک حرفه‌ای واقعی باید انجام دهد. به‌عنوان مثال رانندگی کاری نیست که ناگهان یاد بگیرید و انجام دهید. این امر یک نگرش است که به‌واسطه تجربیات روزانه در زندگی ما شکل می‌گیرد و می‌تواند در طول زمان براساس تجربیاتی که به‌دست می‌آوریم، افزوده یا کاسته شود. تجربیات به‌وسیله اثرات افزاینده تمام تعاملاتمان با دیگران تعیین می‌شود و مانند دیگر نگرش‌هایمان مسئله‌ای است که آن را کنترل می‌کنیم.

افزون کردن انتظارات

شما احتمالا داستان پیگ مالیون، از اسطوره‌های یونان را می‌دانید. پیگ مالیون یک مجسمه‌ساز بود که می‌خواست مجسمه یک زن بسیار زیبا را خلق کند. او دقیق کار کرد تا یک مجسمه عاجی زیبا بسازد. بعد از اتمام کار، مجسمه آنقدر زیبا بود که پیگ مالیون عاشقش شد. الهه زنان در پاسخ به درخواستش مجسمه را به یک زن زنده تبدیل کرد و پیگ مالیون با او ازدواج کرد. پیگ مالیون می‌خواست مجسمه زیبا شود و شد. اثر پیگ مالیون به این حقیقت برمی‌گردد که امور همانطوری می‌شوند که ما انتظار داریم. این داستان فقط حکایت اقبال مساعد نیست، بلکه به این معناست که انتظارات ما طریق انجام کارها را معین می‌کند و به نوعی مفهوم آینده‌نگری ثمربخش را می‌رساند. روانشناسان اثر پیگ مالیون را در شماری از مطالعات نشان داده‌اند. آنها دریافته‌اند که بهره‌وری کار گروهی بستگی به انتظارات رؤسا دارد. مردم به‌طور مشخص به انتظارات ما واکنش نشان می‌دهند.

اگر می‌خواهید دیگران کار بیشتری انجام دهند، انتظاراتتان را بیان نکنید. برای آنها از آنچه می‌خواهید یا امیدوارید که صورت پذیرد، نگویید. بلکه اجازه دهید به انتظارات شما پی ببرند، بدانند برایشان احترام قائلید، ایشان را افرادی لایق می‌بینید و می‌دانید که آنها می‌توانند بهترین کار را انجام دهند. این برخورد باعث می‌شود افراد به همین روش عمل کنند.

با ملاحظه باشید

پسر من در حال شستن ماشین بود که متوجه شد آب استفاده شده توسط او به سمتی می‌رود که همسایه چمن‌ها را می‌زند و این‌کار باعث ایجاد یک جوی آب و نهایتا دردسری بزرگ می‌شود. بنابراین ماشین را در مسیر دیگری از کانال آب قرار داد و مشغول شستن آن شد. با دیدن این صحنه من فکر کردم چه خوب می‌شد که هر کس تغییرات کوچکی در روش کارش ایجاد می‌کرد تا انجام امور برای افراد دیگر آسان‌تر شود؟ راه‌های کوچکی را که باعث می‌شود بیشتر رعایت دیگران را بکنید، جست‌وجو کنید. به‌عنوان مثال برای ملاحظه موقعیت و احساسات دیگران وقتی می‌خواهید کاری را برای شما انجام دهند از چنین عباراتی استفاده کنید: من می‌دانم که شما گرفتار هستید... (ولی امیدوارم که بتوانید کار من را خیلی زود انجام دهید)... یا، من می‌دانم این کار برایتان لذت بخش نیست (اما امیدوارم که به‌هرحال آن را انجام دهید). اگر موقعیت فرد را درک کنید، او احتمالا با علاقه بیشتری کار را انجام می‌دهد. این امر نشانگر آن است که شما به‌خود شخص دقت دارید نه به آنچه می‌خواهید.

گوش کنید

مردی سال‌ها وقت صرف کرد که به گربه‌اش صحبت کردن بیاموزد. او هرگز در مورد یک گربه سخنگو چیزی نشنیده بود و فکر می‌کرد اگر گربه بتواند صحبت کند واقعا یک کار جالب انجام داده است. وی هر تکنیکی را که تصور می‌کرد، به‌کار برد اما موفق نمی‌شد. یک روز همراه گربه‌‌اش در اتاق نشیمن نشسته بود که گربه ناگهان رو کرد به او و گفت سقف را نگاه کن.

مرد صدای گربه را نشنید یا دقت نکرد که گربه صحبت کرده است. سقف فرو ریخت و مرد زیر توده‌ای از سنگ و خاک مدفون شد. گربه سرش را با تأسف تکان داد و گفت 6 سال وقت صرف کرد که به من صحبت کردن بیاموزد ولی وقتی این‌کار را انجام دادم، اصلا گوش نکرد. گوش دادن بسیار مهم است و همه ما می‌توانیم با تمرکز بر دیگران، توجه به پیام آنها و احساسی که در ورای آن وجود دارد، بهتر شویم. گوش دادن نادیده‌ترین بخش فرایند ارتباطات است. کتاب‌ها و واحدهای زیادی درباره نوشتن و صحبت کردن وجود دارد که در آن مهارت‌هایی برای ارزیابی عملکرد کارمندان در نظر گرفته شده است اما مهارت‌های گوش دادن را چگونه مد نظر قرار می‌دهیم؟ مقدار زیادی از اطلاعاتی که ما برای کار بهره‌ورانه و گرفتن تصمیمات خوب نیاز داریم به‌صورت کلامی به سمت ما می‌آید اما ما بسیاری از آنها را جا می‌گذاریم.

واضح و روشن ارتباط برقرار کنید

شیوه ارتباطی را که مورد استفاده قرار می‌دهید، به‌طور دقیق انتخاب کنید؛ ارتباط چهره به چهره، تلفنی، ارتباط از طریق پست الکترونیکی و... . هر کدام از این روش‌ها نقاط ضعف و قوت خود را دارد. مکالمه تلفنی از صحبت چهره به چهره کمتر شخصی است. سیستم پیام تلفنی این نوع ارتباط را غیرشخصی‌تر می‌سازد. پست الکترونیک هم اشکالات غیرمنتظره زیادی دارد. جلسات، یک بخش مهم از فرایند ارتباطات هستند. نیروی انسانی زیادی صرف جلسات می‌شود. بنابر این مهم است که جلسات مؤثری داشته باشیم. مطمئن شوید که شما یک فرد مؤثر در جلسات هستید. دیدگاه‌هایتان را توضیح دهید و در حالی‌که سعی می‌کنید موضوع را در اختیار داشته باشید، از تمام مشارکت‌کنندگان اطلاعات بگیرید.

پاداش‌ها را مشخص کنید

شرکت شما برای پاداش دادن به کارمندان چگونه عمل می‌کند؟ آیا پاداش به آنهایی که با اتکا به موقعیت محافظه‌کارانه از خطر کردن اجتناب می‌کنند، تعلق می‌گیرد؟ آیا به مبتکران، رهبران واقعی و آرمان‌گراها اختصاص می‌یابد؟ آیا کارمندان با سابقه نسبت به برخوردهای مؤسسه متبوع احساس خوبی دارند؟ محل تأکید مدیریت یا رهبری شرکت شما کجاست؟ آیا مدیریت به جزئیات و اهداف آسان بیشتر از بهبود غیرمحسوس و اهداف گسترده تأکید دارد؟ آیا اشخاص را برای هر اشتباهی که می‌کنند مورد حمله قرار می‌دهد و کارمندان مجبورند دائما از خودشان دفاع کنند و در این صورت یک فضای رعب و وحشت ایجاد می‌شود؟ آیا مدیر از روش مشاهده و کنترل کارمندان استفاده می‌کند؟ ( این روش می‌گوید کارمندان ذاتا از کار متنفرند و اگر بتوانند از آن اجتناب می‌کنند بنابراین نیاز به کنترل سخت دارند) یا به کارمندان به این دید نگریسته می‌شود که آنها کار را یک امر طبیعی می‌بینند و می‌پذیرند که با تمام نیرو کار کنند. به هر نوع رفتاری که پاداش بدهید، بعدا همان رفتار را دریافت خواهید کرد.

خلاصه

برمهارت‌هایی که برای موفقیت مهم هستند- مهارت‌های ارتباط جمعی و میان فردی- تمرکز کنید. روابط را به طریقی ایجاد کنید که مردم دوست داشته باشند کار را برای شما انجام دهند. الگویی برای انجام کار کیفی که دیگران نیز آن را سرمشق قرار دهند، داشته باشید. برای بهتر شدن تلاش کنید و از آن مهم‌تر، از کار لذت ببرید.

منبع:
http://www.hamshahrionline.ir/news-120247.aspx